Web Analytics

Privacyreglement Gedetacheerd Personeel en Organisatie

Het privacyreglement voor gegevens van cliënten, hun naasten en andere externe relaties wordt beschreven in het “privacyreglement cliënten, naasten en externe relaties”.

1. Aard en doel van de verwerking van persoonsgegevens.
Van vrijwilligers worden gegevens vastgelegd die nodig zijn voor het uitvoeren van alle werkzaamheden en het functioneren van de organisatie, en het nakomen van wettelijke en contractuele verplichtingen.

Welke gegevens worden bewaard?

Van (gedetacheerde) personeelsleden worden verschillende gegevens verwerkt die voortvloeien uit het uitvoeren van een overeenkomst, namelijk de arbeidsovereenkomst, en om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
De gegevens die verwerkt en bewaard worden zijn:

  • Voor- en achternaam

  • Adres en woonplaats

  • Telefoonnummer en e-mailadres

  • Geboortedatum

  • BSN-nummer

  • Burgerlijke staat 

  • Sollicitatiebrief/CV/getuigschriften

  • VOG

  • Formulieren 360° feedback

  • Gevolgde trainingen

  • Correspondentie

    Een foto wordt alleen opgeslagen als de betreffende persoon daar de uitdrukkelijke toestemming voor geeft.

    Van vrijwilligers worden verschillende gegevens verwerkt, echter alleen als de vrijwilliger hier toestemming voor geeft of als het voor de uitvoering van de vrijwilligersovereenkomst nodig is. De personeelsgegevens van vrijwilligers die verwerkt worden zijn:

  • Voor- en achternaam

  • Adres en woonplaats

  • Contactgegevens

  • Geboortedatum

  • Bankgegevens indien sprake is van uitkering vrijwilligersvergoeding

  • VOG

  • Verslagen voortgangsgesprekken

  • Gevolgde trainingen

  • Correspondentie

  • Foto voor website/personeelsbord hospice

  1. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking
    De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen de organisatie zijn de coördinatoren verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens van gedetacheerd personeel en de vrijwilligers. Beide coördinatoren zijn bereikbaar op het algemene nummer van hospice Kromme Rijnstreek: 030--2 567 990, of via de e-mail info@hospice- krommerijn.nl .

  2. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie
    Alleen de genoemde coördinatoren hebben toegang tot de personeelsgegevens. Alleen de genoemde coördinatoren en de medewerker roosterplanning hebben toegang tot de vrijwilligersgegevens.

  3. Verwerkers in opdracht van de organisatie
    De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen. De organisatie maakt gebruik van de volgende verwerkers:
    - Breunesse - van Alten ICT-dienstverleners

5. Verstrekking van gegevens aan derden
De persoonsgegevens van gedetacheerd personeel worden aan derde partijen verstrekt, alleen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of indien dit nodig is in het kader van de invulling van de functie. De organisatie verstrekt gegevens aan de volgende partijen: Buurtzorg
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden alleen verstrekt aan derden als dit direct voortvloeit uit het invullen van de vrijwilligerstaak en altijd met toestemming van de vrijwilliger.
Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.

6. De rechten van betrokkenen
Personen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

  • Vrijwilligers wordt gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens;

  • Vrijwilligers en gedetacheerde personeelsleden hebben op elke moment het recht om de

    gegevens die worden geregistreerd in te zien;

  • Vrijwilligers en gedetacheerde personeelsleden hebben het recht om gegevens aan te passen

    en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de

    gegevens.

  • Vrijwilligers en gedetacheerde personeelsleden kunnen voor alle vragen betreffende de

    verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerkers genoemd onder 3. Om te verifiëren dat het daadwerkelijk de betreffende persoon is die om haar gegevens vraagt, zal hiervoor een persoonlijke afspraak gepland worden.

    7. Beveiligingsmaatregelen:
    De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen.

    Organisatorische maatregelen:

  • Beperking in toegang van de gegevens.

  • Toegang tot applicaties alleen via een gebruikersnaam en wachtwoord.

  • Papieren dossiers staan achter slot en grendel, de beveiliging ervan is beschreven door de
    organisatie.

    8. Bewaartermijnen

    De organisatie houdt zich aan de wettelijke gestelde bewaartermijnen. Wanneer er geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is, bepaalt de organisatie zelf de bewaartermijn. Hierbij wordt uitgegaan van het uitgangspunt dat niets langer wordt bewaard dan noodzakelijk. Concreet betekent dit dat gegevens van vrijwilligers direct na het beëindigen van de vrijwilligersactiviteiten worden vernietigd, tenzij er aanleiding is om (met toestemming van de vrijwilliger) bepaalde gegevens langer te bewaren.
    Algemene gegevens van gedetacheerd personeel worden 2 jaar bewaard.

9. Protocol datalekken

De organisatie heeft een protocol datalekken opgesteld, dat bekend gemaakt wordt aan alle personen binnen de organisatie die persoonsgegevens verwerken of inzage hebben in persoonsgegevens.

10. Wijzigingen
De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacy beleid te wijzigen.

Download dit document als pdf

Hospice Kromme Rijnstreek
Handboog 8
3994 AD HOUTEN
Tel. 030 - 2 567 990